سرپرست نیروهای خدماتی (آموزش مدیر خدمات پشتیبانی)

سرپرست نیروهای خدماتی: اگر این شرط را بپذیریم که هر فردی پس از ورود به یک اداره و شرکت از نظم و نظافت آن محیط پی به این موضوع میبرد که نیروهای خدماتی موثر و آموزش دیدهای در آن محیط مشغول به فعالیت هستند در ادامه باید به این موضوع هم واقف باشیم که کلیه افراد تحت نظارت یک مدیر یا سرپرست موفق میتوانند بدون حاشیه و به شکل صحیح به انجام امور محوله در محیط کار خود بپردازند.
از این رو سرپرستان بخش خدمات باید یک اشراف کلی روی محیطهای فیزیکی و روحیات رفتاری کارکنان داشته باشند تا بتوانند نسبت به محیطهای مختلف و الگوهای رفتاری کارکنان بهترین خدمات ممکن را ارائه دهند.
شرح وظایف سرپرست آبدارچیان و نظافتچیان شرکتی و اداری
- آداب معاشرت شغلی و الگوهای رفتاری
- روش مدیریت نیروهای انسانی
- برنامه ریزی استاندارد در پذیرایی از شروع تا پایان
- اصول ایجاد انگیزه و تعهد در کارکنان
- اصول پذیرایی حرفه ای (نوشیدنی – میوه و…)
- اصول رفتاری در پذیرایی مهمانان خاص
- آماده سازی شرح وظایف با ساختار درونی شرکت
- روش های حل تعارض و اختلاف مابین کارکنان
- روش های نظارت محسوس ونامحسوس کلیه بخش ها
- روش آموزش به کارکنان جهت انجام کار صحیح
- بکارگیری صحیح چک لیست های نظارتی جهت آراستگی محیط کار
- روش درخواست و پیگیری لوازم و تجهیزات مورد نیاز کارکنان بخش خدماتی
- آشنایی با نکات ایمنی کار و انجام راهکارهای پیشگیری از خطرات
- آشنایی با مدیریت زمان در انجام امور محوله

اهم مواردی که یک سرپرست نیروی خدماتی یا مدیر خدمات پشتیبانی بداند به شرح ذیل میباشد
- آداب معاشرت شغلی و الگوهای رفتاری
مطمئناً یکی از آموزشهای ضروری برای نیروهای خدماتی، نوع رفتار سرپرست به عنوان یک نمونه رفتاری و الگو میباشد. در صورتی که سرپرست رفتار ناقص و اشتباهاتی داشته باشد به صورت غیر مستقیم نیروهای خدماتی هم رفتار اشتباه را به کار میگیرند
- روش مدیریت نیروی انسانی توسط سرپرست نیروهای خدماتی
یکی از معضلات اساسی در ایران سوء مدیریت در برخورد با نیروی انسانی است. بسیار زیاد مشاهده شده است که سرپرستان بدون اشراف به روحیات افراد فقط به مدیریت سخت میپردازند و با افراد به صورت سلیقهای رفتار میکنن.
- برنامهریزی استاندارد در پذیرایی از شروع تا پایان
اگر سرپرست بتواند یک برنامهریزی ثابت در پذیرایی برای نیروهای خود ایجاد کند مطمئناً افرادی که به جای یکدیگر در زمان مرخصی و غیره انجام وظیفه میکنند از این برنامه تبعیت مینمایند و انسجام رفتاری در بین کارکنان ایجاد می شود.
آنچه که محیط کار را به جهنم تبدیل میکند نداشتن انگیزه در بین کارکنان است. وقتی افراد انگیزه داشته باشند ساعتها در محیط کار با تعهد به فعالیت میپردازند، اما زمانی که انگیزه انجام کار را ندارند معمولاً به فکر فرار از کار و کم کاری میافتند.
اصول پذیرایی حرفهای (نوشیدنی، میوه و …)
اگر به جلسات اداری و سیاسی در حوزه آمریکا و اروپا نگاهی داشته باشیم متوجه میشویم که در هنگام برگزاری جلسات فقط از آب معدنی استفاده میشود، اما نباید فکر کنیم ۲ الی ۳ ساعت جلسه فقط با یک بطری آب معدنی برگزار میشود. لذا یادگیری اصول حرفهای در پذیرایی میتواند اهمیت زیادی داشته باشد

- اصول رفتاری سرپرست نیروهای خدماتی در پذیرایی از مهمانان خاص
در دستهبندی انواع مهمانان ما مهمانان را به سه دسته عادی، ویژه و خاص تقسیم میکنیم. مهمانان خاص افرادی هستند که وجود آنها برای مدیران ارشد اهمیت فراوانی دارد، از این رو بیشترین آموزشها فقط برای همین گروه از مهمانان میباشد تا بتوانیم با کمترین خطا و آزمون برای حفظ آبرو و اعتبارمدیریت بهترین خدمان را ارائه دهیم.
- آماده سازی شرح وظایف با ساختار درونی شرکت
هر شرکت و سازمانی، فرهنگ درونی و جو سازمانی خاص خود را دارد،لذا شرح وظایف کارکنان خدماتی میبایست بر اساس همین فرهنگ درونی شخصی سازی شده و در اختیار کارکنان قرار گیرد.
- روشهای حل تعارض و اختلاف در میان کارکنان
معمولاً ایجاد تعارض و اختلاف در یک سازمان همیشه وجود دارد اما از آن مهمتر چگونگی حل تعارض و اختلاف است تا بتوانیم انگیزه افراد را حفظ نماییم و فضای دوستانه در محیط کار ایجاد کنیم .
- روشهای محسوس و نامحسوس نظارتی توسط سرپرست نیروهای خدماتی
معمولا همیشه نیاز نیست مانند یک مبصر بالای سر افراد حاضر شویم تا آنها کارشان را درست انجام دهند. بهتر است رفتار خودکار و خود تنظیم را به افراد یاد بدهیم و به صورت نامحسوس چگونگی انجام امور محوله را در میان کارکنان پیگیری نماییم.
- روشهای آموزش به کارکنان جهت انجام کار صحیح
ما در مدیریت نیروی انسانی دو اصطلاح داریم به نام انجام کار صحیح و انجام صحیح کار و خیلی مهم است که درک درستی بین این دو اصطلاح داشته باشیم که هر کدام در واقع چه کاربردی دارند و چه اثراتی در محیط کار خواهند داشت.

- به کارگیری چک لیستهای نظارتی
این چک لیستها به صورت شخصی سازی باید برای هر ارگان و سازمانی آماده شده تا بتوانیم بین افرادی که کارشان را با تعهد و صحیح انجام میدهند و افرادی که معمولاً تعهدی ندارند تفاوت قائل شویم.
- روش درخواست و پیگیری لوازم و تجهیزات
گاهی در سازمانها وقتی از پذیرایی حرفهای صحبت میکنیم متوجه میشویم که بسیاری از ظروف و ابزاری که استفاده میکنند بسیار ابتدایی و در حد ضعیف است با آموزش حرفه ای می توانیم از وسایل یکنواخت و تمیز و به روز استفاده کنیم.
- آشنایی با نکات ایمنی
همیشه این شعار وجود دارد که اول ایمنی بعد کار. و بسیاری از موارد نا ایمنی در شغل خدمات وجود دارد که باعث میشود این افراد دچار مشکلات پوستی، مشکلات تنفسی، مشکلات مربوط به بینایی و غیره شوند.
- مدیریت زمان سرپرست نیروهای خدماتی
مدیریت زمان از جمله مواردی است که اگر در سازمان به کار گرفته نشود، سایر فعالیتها را تحت شعاع قرار میدهد از این رو توجه به آموزش مهارت مدیریت زمان اهمیت فراوانی در روند انجام کارها خواهد داشت.