آموزش غیر حضوری منشی گری و مسئول دفتر مدیران

مسئول دفتر یکی از شغل‌های ضروری و مهم در هر سازمان و شرکتی است. اگر می‌خواهید یک مسئول دفتر حرفه‌ای باشید و به موفقیت‌های بسیاری برسید، لازم است مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای این شغل را فرابگیرید.

منشی و مسئول دفتر مدیران-اگر نگاهی به آگهی‌های فرصت‌های شغلی بیندازید، شغل‌هایی مانند مسئول دفتر و منشی‌گری را به وفور مشاهده خواهید کرد. تمام سازمان‌های دولتی و خصوصی به افرادی که مسئولیت دفتر را به عهده بگیرند یا ارتباطات سازمان را با خارج از آن برقرار کنند، نیاز دارند.

مسئول دفتر به طور مستقیم با مدیر عامل ارتباط دارد و هماهنگی‌ها و برنامه‌ریزی‌های مرتبط با مدیریت را انجام می‌دهد. وظایف بسیاری در عهده مسئول دفتر است. او باید بتواند تمام روابط و ارتباطات مدیر عامل با عوامل بیرونی و درونی سازمان و همچنین تمام کارهای او را به خوبی مدیریت کند. انجام این وظایف از عهده هرکسی برنمی‌آید و  فرد باید آموزش‌های لازم برای انجام مسئولیت‌ها و وظایف دفتری را فرا بگیرد.

اولین و مهم‌ترین مهارت یک مسئول دفتر توانایی در ایجاد ارتباطات است. فردی که به عنوان مسئول دفتر انتخاب می‌شود معمولا اعتماد به نفس بالایی هنگام صحبت‌های تلفنی و مواجهه با مشتریان دارد. او باید بتواند سازگاری خود را با موقعیت‌های متفاوت بالا ببرد. داشتن اطلاعات عمومی بالا، رازدار و متعهد بودن و همچنین داشتن دقت، وقت‌شناسی و انضباط کاری از مهم‌ترین مهارت‌های عمومی یک مسئول دفتر است.

در بعضی از شرکت ها مشاهده می کنیم که نقش منشی یا مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.

در این کار یک مسئول دفتر خوب باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته باشد و در کار با کامپیوتر و تایپ توانایی لازم را داشته باشد. و همانطور که میدانید یک مسئول دفتر باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت می باشند.

کار منشی ( مسئول دفتر)

• نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
• دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
• پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
• پاسخگویی به تلفن ها
• کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
• تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
• کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
• و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

این دوره دارای گواهینامه رسمی می باشد